Presupuestar mal un proyecto es uno de los problemas más comunes y más costosos en el mundo del diseño y el desarrollo web. Dices que algo te llevará 20 horas, acaba llevando 40, y el cliente no quiere saber nada de costes adicionales porque firmó un precio cerrado. El resultado es que trabajas el doble por el mismo dinero.
En este artículo te explicamos por qué pasa esto y cómo construir presupuestos que reflejen el tiempo real que llevan los proyectos.
Por qué los presupuestos siempre se quedan cortos
El problema más común es presupuestar desde la intuición en lugar de desde los datos. Si no tienes un registro histórico de cuánto tardaste en proyectos similares anteriores, cada presupuesto nuevo es una estimación basada en el optimismo, y el optimismo no paga facturas.
Hay tres sesgos que afectan a casi todos los freelancers y equipos de agencia. El primero es subestimar las revisiones. Un proyecto de diseño sin revisiones no existe. Si no las incluyes en el presupuesto las acabas absorbiendo tú. El segundo es ignorar el tiempo de gestión. Las reuniones, los emails, las llamadas de seguimiento y la coordinación con el cliente consumen entre un 15 y un 25 por ciento del tiempo total de un proyecto. Si no los presupuestas los estás regalando. El tercero es no incluir margen de imprevistos. Todo proyecto tiene sorpresas. Un 15 por ciento de margen sobre la estimación base no es excesivo, es profesional.
Cómo construir un presupuesto basado en datos reales
Paso 1 — Descompón el proyecto en tareas concretas
En lugar de presupuestar el proyecto como un todo, desglósalo en entregables específicos. Para un proyecto web podría ser reuniones iniciales y briefing, diseño de wireframes, diseño visual de cada plantilla, maquetación, desarrollo de funcionalidades, integración con herramientas externas, revisiones, pruebas y ajustes finales, y formación al cliente. Cada tarea tiene su propio coste de tiempo y presupuestarlas por separado es mucho más preciso que intentar estimar el total de golpe.
Paso 2 — Usa tus datos históricos
Si llevas un registro de horas por proyecto puedes saber exactamente cuánto te llevó el último proyecto de características similares. Ese dato es mucho más fiable que cualquier estimación intuitiva. Si no tienes datos históricos empieza a registrarlos ahora aunque sea en proyectos en curso. En seis meses tendrás una base de datos de tu propio rendimiento que vale más que cualquier calculadora de presupuestos.
Paso 3 — Añade el tiempo de gestión explícitamente
Incluye en el presupuesto una partida específica para gestión y comunicación. Ponle nombre y ponle horas. Cuando el cliente ve que la gestión del proyecto está presupuestada como una línea más entiende que tu tiempo de coordinación también tiene valor.
Paso 4 — Define qué está incluido y qué no
El alcance indefinido es el mayor enemigo de la rentabilidad en proyectos de servicios. Define por escrito qué incluye el presupuesto, cuántas rondas de revisión están incluidas, qué pasa si el cliente pide funcionalidades adicionales, y cuál es el precio de las horas adicionales fuera del alcance. Sin esto el proyecto puede crecer indefinidamente sin que el cliente lo perciba como algo que deba pagarse.
El registro de horas como herramienta de mejora continua
Cada proyecto que terminas con un registro preciso de horas es una lección para el siguiente presupuesto. Después de cada proyecto compara las horas presupuestadas con las horas reales tarea por tarea. Identifica dónde te quedaste corto y por qué. Con el tiempo tus presupuestos serán cada vez más precisos y tu rentabilidad mejorará de forma consistente.
Cronos para presupuestar mejor
Cronos te permite registrar el tiempo por proyecto y tarea, consultar el historial de horas de proyectos anteriores para presupuestar los siguientes con datos reales, crear bolsas de horas por cliente para proyectos recurrentes, y generar informes de tiempo que puedes usar como base para tus presupuestos futuros.
El objetivo es que cada presupuesto que hagas esté respaldado por datos reales de tu propio trabajo y no por intuiciones que acaban costándote dinero.
Empieza gratis con el plan Free de Cronos, sin tarjeta, o prueba el plan Pro durante 14 días.